Riport sorozatunk első részében a 22 éves múltra visszatekintő ANTAL Forgácsoló Kft. esetét mutatjuk be. A vállalat profilját főként a forgácsolás, lemezmegmunkálás és hegesztett szerkezetek alkotják, de tevékenységének része a komplett termékek gyártása is. A növekedés üteme és a széles termék portfólió, olyan döntések meghozatalát eredményezték, amelyek a vállalat versenyképességét hosszú távon szolgálják. Így került bevezetésre a vállalatirányítási rendszer (ERP) is. Riport alanyunk Antal Péter, az ANTAL Forgácsoló Kft. ügyvezetője.
Először is köszönjük, hogy elvállaltad felkérésünket, amelynek célja tiszta képet adni arról milyen ERP-vel az élet, milyen lehetőségei és veszélyei vannak egy ilyen megoldásnak. Kezdésként mesélj egy kicsit arról, milyen jelek vezettek ahhoz, hogy IT beruházáson kezdjetek el gondolkozni?
A.P.: Én is köszönöm a lehetőséget, üdvözlöm a kedves olvasókat.
Elért egy akkora szintet a mi kis családi vállalkozásunk, hogy az excel táblák és más platformok kevésnek bizonyultak a rendelések és számlák kezeléséhez. Ijesztő volt a gondolat, hogy az átláthatatlanság ügyfeleink elégedettségének rovására mehet, semmiképp nem szerettük volna, hogy például határidőkből csússzunk ki azért, mert nincs megfelelő informatikai rendszer cégünknél. További kiváltó ok volt, hogy egy bizonyos szint felett lehetetlen előre tervezni az egyes területeken. Ezáltal növekedtek például a raktározási költségeink, tapasztalat/megérzés alapján zajlottak le azon folyamatok, amelyek pontos tervezést igényeltek volna. Nem tehettük meg, hogy várjunk, 2007-ben döntöttünk vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése mellett.
Tudtátok, hogy mit szeretnétek végeredményként látni?
A.P.: Mivel mi teljesen a 0-ról indultunk, ezért csak sejtettük, hogy tudjuk mit szeretnénk látni. Sok energia volt mire precízen összeállt mit is akarunk. Egy ERP bevezetés bizonyos szint felett szükségszerű lépés, ha nem lépünk megáll a fejlődés, ami súlyos következményekkel jár. A nehezebb pillanatokban a vezetői attitűd viszi előre a folyamatot. Ez alatt olyan célorientált hozzáállásra gondolok, ami kitart a végéig, mert tudja megéri.
Egy új IT megoldás (legyen az bármilyen) integrálása a vállalati kultúrába nem könnyű feladat. Egy ilyen rendszer akkor tudja megmutatni mire képes, ha mindenki lelkiismeretesen használja. Milyen tanácsokat adnál másoknak arra, hogy ez megvalósuljon?
A.P.: Arra azért készülni kell, hogy bármilyen újításról van szó, mindig lesznek aktív vagy passzív ellentüntetők. Nekem is nehéz elfogadni egy olyan újdonságot, ami a napi munkamenetemet, rutin műveleteimet változtatja meg. Viszont fejlődni kell, mert haladás nélkül versenyképességünket kockáztatjuk. A fő tanácsom, hogy rugalmasan álljunk munkatársaink igényeihez, finomhangoljuk a rendszert az ő reális kéréseik szerint. Segítség lehet ha olyan ERP-t választunk, ami moduláris felépítésű, tehát olyan plusz modulokat lehet hozzá vásárolni, amelyek az egyes munkaterületek igényeit elégítik ki. A moduláris felépítés segíti a lépcsőzetes bevezetést is, ami szintén a rendszer elfogadását támogatja. Nem elhanyagolható a motivációs rendszer kidolgozása sem. Ez nálunk az olyan mérhető folyamatoknál valósult meg, mint például a termelésirányítás, ahol a normák javítása volt a cél.
Milyen tanácsokkal látnád el azokat, akik ERP bevezetést terveznek?
A.P.: Minden a feltöltött adatokon múlik, a későbbi működés is. Az elején egy üres rendszert töltünk fel termék és más adatokkal, ezt konzekvensen igyekezzünk végrehajtni, hogy aztán az ERP-énk úgy tudjon dolgozni, ahogy nekünk a legjobb. Például egy alkatrész vagy termék megnevezése egyféleképpen, vagyis egy megnevezés alatt szerepeljen a rendszerben. A konzekvens használatot segítheti egy belső protokoll, amelyben lefektetünk pár alapszabályt. A második tanácsom, hogy az ERP bevezetést kezeljük egy sokszereplős projekt szintjén. Ez azt jelenti, hogy minden érintett területet vonjunk be már a tervezési fázisban.
Az utolsó és egyben legfontosabb javaslatom, hogy ERP bevezetés vagy upgrade előtt mindenképp tegyük rendbe belső folyamatainkat, valamint, hogy testreszabhatóság szempontjából az aranyközéputat igyekezzünk választani. Alapvetően három lehetőséggel találkoztunk. Az egyik, hogy foggal-körömmel ragaszkodunk saját üzleti modellünkhöz és egy olyan rendszert kérünk a kivitelezőtől, ami teljesen egyedi. Itt nagyon magas költségekkel kell számolnunk. A másik lehetőség, hogy egy standard dobozos modellt választunk, amihez új vállalati folyamatokat alakítunk ki. Ennek az előnye, hogy ez a legolcsóbb és legkiszámíthatóbb megoldás lehet (rendszer szempontjából). Az aranyközépút nem más mint, amikor kiválasztjuk a saját igényeinkhez legközelebb álló rendszert és a különbségeket úgy hidaljuk át, hogy a szervezeti oldalon és az ERP beszállító oldalán is végzünk/végeztetünk módosításokat.
Szerinted lehet-e szerepe – és ha igen, milyen – egy jól működő vállalatirányítási rendszernek abban, hogy a cég átvészeljen egy nehezebb gazdasági időszakot?
A.P.: Egy ERP rendszer önmagában nem elég egy nehezebb gazdasági időszak átvészelésére, de a szerepe mindenképp jelentős lehet akkor, ha minden munkatárs használja az adott megoldást. Csak így lesz látható az a rendszerben, hogy mekkora a pillanatnyi rendelésállományunk és kapacitás kihasználtságunk. Így összességében látjuk, mivel vágunk neki egy nehezebb időszaknak és gyorsabban tudunk reagálni a váratlan piaci eseményekre.
Milyen érezhető előnyökkel járt az ERP rendszer bevezetése?
A.P.: Az átláthatóság gyorsaságot, a gyorsaság versenyelőnyt von magával! Átláthatóság alatt azt értem, hogy egyetlen felületen látunk minden működésünkkel kapcsolatos információt. Testreszabás kérdése, hogy ez milyen szinten valósul meg. A moduláris és nyílt kódú rendszer felépítést is kiemelném. Ezt teszi lehetővé, hogy saját igényünknek és a látni kívánt eredménynek megfelelően, folyamatában alakítsunk a rendszeren. Fontos tényező, hogy jóval kevesebb időt töltünk adathalászattal mint korábban, ez annak köszönhető, hogy egyszerűen visszakereshető egy számla, egy rendeléstörténet, egy árváltozás, de még számos dolgot említhetnék. További előnye egy ilyen megoldásnak, hogy vezetőként akár otthonról is gyorsan jutok olyan döntéstámogató adatok birtokába, mint a rendelés állomány, jövőbeni rendelés állomány, szállítandó mennyiségek, kapacitás, hisztorikus lekérdezések stb. Egy ilyen rendszer bevezetés magával vonja a feladatok kategorizálását is, amivel letisztul a munkatársak egyéni felelősségi köre.
Összegzés
Összegzésképp azt lehet mondani, hogy ERP bevezetés hosszú távú projekt munka, a tesztelés folyamatában pedig sok dolog felülíródik, de ez így van jól. Folyamatainkat és ERP-énket is alakítani kell a végső cél érdekében ne hagyjuk, hogy az egyik irányba elbillenjen a mérleg, tartsuk az aranyközéputat. Minden érintettet vonjuk be mind a tervezési, mind a tesztelési fázisba, és reális elvárásaik szerint alakítsuk a rendszert úgy, hogy jó legyen benne dolgozni.