Olvasási idő: 5 perc
1. Hogyan tudom a raktározási költségeimet csökkenteni egy dokumentumkezelő megoldással?
Mindenképp olyan megoldást célszerű választani, amelyben megtalálható a selejtezési funkció. Lényege, hogy a rendszer értesítést küld az illetékeseknek egy dokumentum kötelező tárolási idejének lejártakor. Ezután az adott dokumentum elektronikusan archiválható, tetszőlegesen törölhető és papíralapon kidobható. Nagyobb vállalatoknál konténernyi helyeket foglalnak azon dokumentumok, amelyeket kötelezően meg kell őrizni akár évekig is. A raktározási költségeid jelentősen redukálódnak, ha egy olyan szoftvert választasz, amely fejben tartja helyetted mit tárolsz feleslegesen jelentős többletköltségek mellett.
2. Át kell alakítanom belső működésemet egy ilyen rendszer bevezetésekor?
Három lehetőség létezik. Az egyik, hogy ragaszkodsz saját üzleti modelledhez és egy olyan rendszert kérsz a kivitelezőtől, ami teljesen egyedi. Itt nagyon magas költségekkel kell számolnod. A másik lehetőség, hogy egy standard dobozos modellt választasz, amihez új vállalati folyamatokat alakítasz ki. Ennek az előnye, hogy ez a legolcsóbb és legkiszámíthatóbb megoldás (rendszer szempontjából). A legjobb megoldás az aranyközépút, amikor kiválasztod a saját igényeidhez legközelebb álló félig dobozos, de mégis nagyon jól testreszabható rendszert és a különbségeket úgy hidalod át, hogy a szervezeti oldalon és a beszállító oldalán is végzel/végeztetsz módosításokat.
3. Milyen szakaszai vannak a bevezetésnek?
Először is a rendszer bevezető vállalat felméri a folyamatokat, amely során sor kerül a teljes dokumentumkezelési ügymenet feltérképezésére, majd leképezésére. Erre nem lehet rá húzni egy általános sablont, hiszen más típusú dokumentumok vannak egy flottakezelőnél és mások egy acél gyárnál, ezért ezt a feladatot vállalat specifikusan kell ütemezni. A folyamat legfontosabb része a konkrét célok végiggondolása, általánosítások nélkül. Már a kezdetekkor válaszolj arra a kérdésre, hogy pontosan miért szeretnéd a megoldást bevezetni, min szeretnél változtatni és mely dokumentumokat, valamint folyamatokat akarod átvezetni a szoftverbe. Ezek alapján kalkulálódik majd az árajánlat. Tisztázni kell azt is, hogy milyen szerepkörök, jogosultságok tartoznak majd új dokumentumkezelési folyamataidhoz. Ezt követi a munka oroszlán része, a kivitelezés, majd végül a tesztelési fázis, amely “evés közben jön meg az étvágy” alapon, még sok változást hozhat magával. Az utólagos változtatásokat “change request”-nek nevezzük, amely újabb egyeztetéseket és szerződésbeli módosításokat kíván.
4. Mekkora és milyen iparágban tevékenykedő vállalatoknak ajánlott egy ilyen rendszer bevezetése?
Míg sok évvel ezelőtt csak a nagyobb cégeknek, mára a kisebb méretű és rengetegféle iparágba tevékenykedő vállalkozás számára is készül dokumentumkezelő szoftver. Egy minőségi megoldás testreszabható annak függvényében, hogy milyen működési területet kell lefednie. Igény szerint bővítheted rendszeredet plusz modulokkal, de dönthetsz olyan bizonyos funkciók mellőzése mellett is, amelyekre a kisebb vállaltodban nincs szükség.
5. Egy dokumentumkezelő szoftver bevezetéséhez, teljesen át kell alakítani informatikai hátteremet?
Amikor a beszállítókat versenyezteted, már az elején vázold céged informatikai környezetét. Egy jó dokumentumkezelő úgy képes kiszolgálni igényeidet, hogy a többi rendszerrel kiegészítik egymást, és egy komplex egységet alkotnak. Az ELO Digital Office esetében interface támogatja a vállalatirányítási rendszerrel, a levelezővel és az egyéb webes szolgáltatásokkal történő kommunikációt, tehát ha például egy webáruházat üzemeltetsz, semmihez nem kell hozzá nyúlnod a rendszer bevezetés és üzemeltetés során.