Rengeteg idő a sziget megoldások, papírok és excel táblák dzsungelében kiigazodni azért, hogy döntéstámogató információink birtokába kerüljünk. Nehéz összehangolni a területek közötti együttműködést, az adatok elcsúsznak és nem jutnak el a megfelelő személyekhez. Ilyen és ezekhez hasonló hatások vezetnek ahhoz, hogy egy vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetésén kezdjünk gondolkozni.
Milyen okok vezethetnek egy ERP rendszer bevezetéséhez?
- Új vállalkozás elindítása.
- Elavult rendszerrel dolgozunk.
- Generációs szakadék áthidalása: egy ERP elősegíti a digitális tudásban rejlő különbségek áthidalását a különböző korosztályok között.
- Költségek csökkentése, átlátható üzletmenetek: költségeink akkor csökkennek, ha tudunk tervezni készleteinkkel, csökkentjük azok mennyiségét és átfutási idejét.
- Jogszabály változások: adózási és könyvelési szabályzatok változása, valljuk be nagyon gyakori jelenség.
- Döntéshozatal javítása: Megfelelő adatok, a megfelelő időben.
- Versenyelőny vagy épp kényszer: ha már van ERP a konkurenciánál, muszáj tartani a lépést, amennyiben nincs jó helyzetben vagyunk, mert jelentős előnyre tehetünk szert.
A testreszabás mértéke.
Három lehetőség létezik. Az egyik, hogy foggal-körömmel ragaszkodunk saját üzleti modellünkhöz és egy olyan rendszert kérünk a kivitelezőtől, ami teljesen egyedi. Itt nagyon magas költségekkel kell számolnunk. A másik lehetőség, hogy egy standard dobozos modellt választunk, amihez új vállalati folyamatokat alakítunk ki. Ennek az előnye, hogy ez a legolcsóbb és legkiszámíthatóbb megoldás (rendszer szempontjából).
A legjobb megoldás az aranyközépút, amikor kiválasztjuk a saját igényeinkhez legközelebb álló rendszert és a különbségeket úgy hidaljuk át, hogy a szervezeti oldalon és az ERP beszállító oldalán is végzünk/végeztetünk módosításokat. Itt jön képbe az, hogy tapasztalattal és üzleti tudással rendelkező ERP partnert válasszunk, mert a testreszabás folyamatában számos, „eddig bevált” jó tanáccsal láthatnak el minket.
Mire figyeljünk ERP bevezetés előtt?
1. Célok definiálása
Egy IT rendszer kiválasztásának első lépése, hogy tisztában legyünk azzal, milyen végeredményt szeretnénk látni. Válaszoljunk arra a kérdésre, hogyan segítené napi munkánkat vagy éves beszámolóink összeállítását egy ilyen program. A célok definiálása nem csak az ügyvezető vagy az IT vezető feladata, hanem minden részterület felelős vezetőjéé.
2. Folyamatok definiálása
Az ERP azért felel, hogy a vállalat folyamatait optimálisan, automatizáltan működtesse a tervezhetőség és az időtakarékosság jegyében. Ezáltal elkerülhetetlen átgondolni mely üzleti folyamataink működnek jól és miért, valamint mely folyamatok nem működnek és miért nem.
3. Területek bevonása
Egy ERP szinte minden munka területet lefed. Ilyen a tervezés, gyártás, pénzügy, beszerzés, leltárkezelés, értékesítés és vállalatvezetés. A tervezés szakaszában legyenek ott azon területek szakemberei, akik képviselik az adott munkacsoportot. Soha ne felejtsük el, hogy egy ERP bevezetést olyan projektként kell kezelnünk, aminek meg vannak a saját felelősei.
4. Rendszerintegráció
Az ERP-rendszerek a vállalati IT-infrastruktúra kulcsfontosságú alkotóelemei, ezért nagyon fontos megvizsgálnunk, hogy az új ERP-rendszer bevezetése milyen hatással lesz a már használt alkalmazások működésére, illetve mennyire egészíti ki azok funkcionalitását. Nem kívánt költségeket és problémákat okozhat, ha olyan ERP-t választunk, amelyet nem lehet integrálni a vállalatunknál sikeresen használt egyéb rendszerekkel.
5. Platformok
Mára az ERP piac szereplői is alkalmazkodtak a felhős alapú megoldásokhoz. A felhő alkalmazások nagy előnye, hogy alacsonyabb bekerülési költséget kínálnak és gyors bevezetési időt. Ha meggondoljuk magunkat, sokkal kisebb veszteséggel tudunk másik rendszerre áttérni.