Ha egy vállalatnál egyre kiterjedtebb az értékesítési hálózat az jót jelent, hiszen dinamikus fejlődést feltételez. A létszámbővülésnek azonban lehetnek árnyoldalai is, mert nehéz mindent kézben tartani olyankor, amikor sales csapatunk sokat van úton és tagjai az ország különböző pontjain élnek. Nem jó irány a bizalmatlanság, de valljuk be emberek vagyunk, és cégvezetőként nyugtalanít minket minden olyan terület, amiben nem, vagy csak kevésbé látunk bele. Vezetőként globálisan kell gondolkoznunk, ez egy olyan folyamat menedzsment kialakítását jelenti, amiben rajtunk kívül munkatársaink is nyernek. „Egy nap” sorozatunk első részében arra adunk választ milyen napi rutin és információk kellenek a win-win helyzet kialakításához egy utazó értékesítő esetében. Ügynökünk a Beauty Colour Kft. képviselője. A vállalat fő profilja a professzionális hajápolók és festékek kereskedelme, így az ügyfélkört főként prémium szépségszalonok alkotják.
8.30-9.00
Villámgyors napindító információszerzés.
Az irodába beérve értékesítőnk egy nagy bögre forró kávé mellett átnézi a napi teendőket, amire nincs sok ideje, mert hamarosan kezdődik az értékesítési megbeszélés, utána pedig rohan is az ügyfélhez. Amikor percei vannak csak képbe kerülni a napi feladatokkal, CRM-én belül az intelligens Picasso keresőt használja, ami a felhasználói szokásaink alapján kigyűjti és egy képernyőre helyez minden információt, amikre szüksége lesz a nap folyamán. Így tehát egy felületen látja az időbeosztását, az ügyfél megbeszéléseket és a hozzájuk kapcsolódó ügyféladatokat, valamint dokumentumokat. A rendszer fejben tartja helyettünk, hogy megkapta-e ügyfelünk az aktuális akciós katalógust, így nekünk már nem kell ennek kinyomozósával további értékes időt vesztegetni.
A Picasso kereső mobilon (kattintson a képre).
9.00-10.00
Értékesítési megbeszélés és egy kínos pillanat.
Az értékesítési vezető kimutatása (kattintson a képre).
A vevő történeteket átvizsgálva, az értékesítési vezető javaslatokat tesz arra, hogy ügyfeleinknél milyen kiegészítő értékesítési lehetőségekre kell helyezni a hangsúlyt. A resell-upsell lehetőségek megbeszélése után, utazó értékesítőnk kellemetlen helyzetbe kerül, mert elfelejtett kapcsolatba lépni az egyik potenciális ügyféllel. A feladatról ugyan kapott értesítést, de az elkerülte figyelmét, így többszöri figyelmeztetés után közvetlenül a felettesének ment az értesítő e-mail. A megbeszélés másik fő célja, a nyitott, megnyert és elvesztett értékesítési lehetőségek átbeszélése és ezeknek megfelelően új stratégiák előkészítése. Egy folyamatokat összetartó rendszer nélkül, a vezetőség nem tudná az elvesztett értékesítési lehetőségek okát. Ez az igazi probléma, mert egyrészt sokat tanulhatunk belőlük, másrészt könnyen lehet, hogy még időben orvosolható az elutasítás oka. Ki tudja hány ügyfélről mondunk le azért, mert nincsenek meg a megfelelő információink.
9.30
Váratlan értesítés.
A megbeszélés alatt értesítést kapunk e-mailben egy esedékes feladatról. A Perfect Kft. régi ügyfelünk, őket kell megkeresnünk telefonon szerződés módosítás miatt. Utána rohanunk is egy szintén kedves vevőnkhöz a VIP Service Kft.-hez, akik termék mintát szeretnének legújabb Revolution hajápoló családunkból és valószínűsíthető, hogy helyszíni rendelést is leadnának.
10.30-11.15
Ügyfél látogatáson a VIP Service Kft.-nél.
Jól sejtettük, ügyfelünk rendelni szeretne Natural brown hajfestékünkből 50 db 20-as kartont. Mivel ez egy nagyobb szállítmány lesz, ezért az áru a központi raktárból fog érkezni két napon belül. CRM-ünk segítségével azonnal le is adjuk a rendelést. A helyszíni megrendelés gördülékenységét garantálja, hogy CRM-ünk és vállalatirányítási rendszerünk között működik a kommunikáció. A számla és a szállítólevél kiállítása, valamint annak aláírása is megtörténik egy tablet és az ügyfélkezelő rendszer segítségével.
11.20
Gyors információ gyűjtés a kocsiban.
Következő utunk egy potenciális ügyfélhez vezet, akivel most találkozunk személyesen először. A CRM segítségével gyorsan ellenőrizzük a címet még az autóból, valamint a jobb oldali helyzetmegjelölésre kattintva behívjuk a pontos útvonaltervet. A címen kívül megnézzük milyen előzmények vezettek a találkozóhoz és ennek megfelelően pillanatok alatt fel tudunk készülni a megbeszélésre. Új ügyfélnél ilyen vevő történet lehet például egy hírlevélre történő jelentkezés, amit a marketinges kolléga hozzánk rendelt.
12.00-12.30
A jól megérdemelt ebéd sem telhet eseménytelenül.
Ebédünkre várva ügyfélkezelő rendszerünk értesítést küld egy árajánlat jóváhagyásáról, amit kollégánk az irodában állított össze. Mivel a vevő hozzánk tartozik, nekünk kell engedélyezni az összes hozzá kapcsolódó dokumentumot. Az, hogy az ilyen jellegű dokumentumok felelőshöz kötöttek megelőzi a további bonyadalmakat és az esetleges félreértéseket.
12.35
Gyors telefon.
A radiál menüben elérhető gyors hívógomb segítségével jelzünk ügyfelünknek, hogy egy óra múlva a telephelyén vagyunk. A gyors híváson kívül küldhető e-mail, szerkeszthető a vevő névjegye és új időpontot is fűzhetünk hozzá. A radiál menü teljesen testreszabható, attól függően ki milyen funkciót szeretne gyorsan elérni.
13.30-15.00
Érkezik a felmentősereg.
Potenciális ügyfelünknél van okunk az örömre, ugyanis a helyszínen megtörténik az első rendelés. Ám az öröm majdnem elszáll. A mennyiségi kedvezmény miatt, a megnyert ügyfél többet rendelne az adott áruból, de sajnos értékesítőnknél nem áll rendelkezésre elegendő mennyiség, ám mégis szeretne imponálni a vásárlónak. Ilyenkor jön jól egy olyan ügyfélkezelő rendszer, amiben látható melyik kollégánk autójában van a kívánt termékből. Értékesítőnknek szerencséje van mert a rendszerben látja, hogy pont öt percnyire az egyik munkatársnál van elegendő áru. Az értesítőt, miszerint kollégánk adja le a kívánt árut és vele együtt a számlát, a CRM-en keresztül küldtük el neki.
15.00
Minden adat kincs.
Az adminisztráció gyors, de mégis hasznos információkat szolgáltat mind a vezetőknek, mind az ügynökünknek. Ezt nevezzük win-win helyzetnek. Mivel a megbeszélésen megtörtént az első rendelés leadás, ezért átállítjuk ügyfelünk státuszát „Megnyert”-re és kiegészítjük a vevővel kapcsolatos információkat a megbeszélés jegyzeteivel. Ez egy olyan adat lesz, amelyhez jogosultsági szinttől függően férhetnek hozzá munkatársaink és támogatják például az értékesítési vezető munkáját a statisztikai kimutatások elkészítésében. Fontos, hogy minden adatot rögzítsünk az ügyfélről még akkor is, ha elvesztettük az adott értékesítési lehetőséget. Egy elveszett lehetőségből is tudunk építkezni, esetleg a későbbiekben egy speciálisan neki szóló ajánlattal is visszatérhetünk hozzá. A következő adminisztrációs kötelezettségünk az időjegyzék naptárban történő nyilvántartás, ahol felrögzítjük mikor és mivel foglalkoztunk a nap során.
Csapat naptár.
Lassan indulhatunk vissza az irodába, de előtte még felveszünk egy csapat megbeszélést a CRM naptárába. Ahhoz, hogy lássuk ki mikor elfoglalt, csak ki kell választanunk kollégáink nevét és kilistázódnak a foglalt időpontok. Hosszas egyeztetések nélkül, gyorsan tudunk tervezni a rendszeren belül, ezáltal is megkönnyítve saját munkánkat.