A huszonhat éves Molnár Kereskedőház Kft. fő tevékenységét a fogtechnikai eszközök forgalmazása alkotja. Az értékesítési stratégia leginkább a személyes ügyfélkapcsolatokon alapul, ezáltal a sales csapat főként labor látogatások alkalmával szolgálja ki vásárlóit. A vállalat számos beszállítóval dolgozik együtt, ami több mint 6000 termék forgalmazását jelenti, így a készletkezeléssel kapcsolatos folyamatok kiemelt jelentőséggel bírnak. Ezek alapján lényeges szempont volt egy olyan informatikai háttér megléte, amely mindezt támogatni tudja. Jelenleg két ilyen informatikai rendszer szolgálja ki a kereskedelmi tevékenységet: egy CRM ügyfélkapcsolatkezelő rendszer és egy ERP vállalatirányítási rendszer.
Interjú alanyunk Brányi-Virág Karolina a Molnár Kereskedőház operatív igazgatója. Jelenleg e-könyvünk kivonatolt verzióját olvassa, a teljes riport az oldal alján található hivatkozásra kattintva érhető el.
Funkcionalitásában milyen kapcsolat van az ügyfélkezelő és a vállalatirányítási rendszer között?
B.-V. K.: Esetünkben a CRM jóval több, mint egy ügyfélnyilvántartó rendszer – gondolom, egy ilyen programról sokunknak csak ez jut eszébe. A CRM megoldásunk nyilvántartja a készleteinket és szállítólevelet is generál. A CRM ezen funkcióihoz minden információt a vállalatirányítási rendszerből kap egy szinkron program segítségével, így a két program szimbiózisban működik egymással.
Mennyi emberi erőforrást igényelt a rendszerek bevezetés?
B.-V. K.: A projekt a cég minden dolgozóját érintette, így kisebb nagyobb mértékben mindenki kivette belőle a részét. Tudtuk, hogy milyen formában kell átdolgoznunk az excel táblázatainkat ahhoz, hogy a szükséges adatokat az rendszerek át tudják venni. A rendszert bevezető vállalattal előre leegyeztettük az elvárásainkat, valamint azt is, hogy nekünk ezek teljesítéséhez mit kell tenni. Ezáltal tisztán láttuk, hogy a folyamat mennyi belső ráfordítást igényel.
Ügyvezetőként miben változtatta meg a napi munkavégzésedet a két rendszer?
B.-V. K.: A rendszerek használatával és a jogosultságok bevezetésével mindenki számára letisztult, hogy kinek milyen feladatai vannak és miért vállalja a felelősséget. A kimutatások elkészítésére fordított idő nagymértékben leredukálódott és a legfontosabb, hogy bátran merünk támaszkodni a rendszer nyújtotta információkra. Külön kiemelném a CRM rendszer által biztosított támogató tevékenységet, melyre egy új kolléga érkezése esetén nagy szükség van. Ez a szupportálás főként a munkaidő optimális kihasználtságára irányul. Munkatársaimnak javasolhatok időpontot bármely ügyfélhez, illetve jegyzetet is fűzhetek az általuk létrehozott időpontokhoz, amennyiben hozzám érkezik be egy friss információ.
Mennyi időt spóroltatok meg azzal, hogy az excel táblákról átálltatok a CRM használatára?
B.-V. K.: A kézi szállítólevelek példájánál maradva, korábban három munkanapot vett igénybe a feldolgozásuk, melyek rendszerbe rögzítése mára már plusz munkát nem igényel. Értékesítőink, azonnal a rendszerbe rögzítik a megvásárolni kívánt termékeket, kiállítják a szállítólevelet, a back office munkatársaknak pedig már csak a számlát kell létrehozni az ügyfelek részére. Minden dokumentummal csak egyszer kell foglalkoznunk, így összességében elmondható, hogy a CRM használatával órák helyett, napokat tudtunk megspórolni.
Értékesítői oldalról milyen rendszer előnyöket emelnél ki, amelyek könnyítik a napi munkát?
B.-V. K.: Értékesítőink a készletkezelést tarják a rendszer legnagyobb előnyének. A naprakészség hiánya a készletinformációk esetében nagyban megnehezítette a kereskedelmi tevékenységet. Az aktuális készletértékek nélkül nehezen tudták megválaszolni az ügyfeleknek, hogy van-e raktáron a termék, mikorra várható az érkezése vagy mikor tudják kiszállítani. Ki akartunk törni ebből a bizonytalan helyzetből, hiszen tudtuk, hogy vásárlóink bizalmát csak pontos és hiteles válaszokkal tudjuk elnyerni.
A teljes e-könyvet itt tudja igényelni: