Olvasási idő: 5 perc
A járvány alatt bebizonyosodott, hogy ma a digitalizáció olyan szükséges folyamattá vált, ami versenyképességünk növelése mellett, létkérdés lehet krízis helyzetekben, digitális megoldásai (dokumentummenedzsment, ERP megoldás, CRM, stb.) megkönnyítik munkánk.
Hogyan segíthet nekünk a digitalizáció?
Kevés olyan vállalkozás van, amit az elmúlt év krízise olyan állapotban talált, hogy különösebb zökkenő nélkül tudta folytatni az addigi működését.
Természetesen szektoronként eltérő mértékben voltak érintettek, de szerencsére a többség átvészelte a nagyon nehéz időszakot.
Jó alkalom ez arra, hogy cégvezetőként átgondoljuk, hogy vállalkozásunk működése képes-e különböző helyzetekre gyorsan és jól reagálni.
Cégünk folyamatainak felélénkítésére a digitalizáció hatékony válasz, mert nem tudjuk kikerülni, és valamilyen szinten minden cégnél alkalmazásra is került már. Azonban akkor sem dőlhetünk hátra, ha a közelmúltban tettünk előrelépéseket ezen a területen.
A gyors fejlődés ugyanakkor nem jelenthet olyan döntéseket, amelyeket nem alapoztunk meg eléggé!
Arra gondolunk, hogy sok példát látunk arra, amikor egy jó eredményekkel kecsegtető rendszer bevezetésre kerül, de nem éri el a kívánt hatást, sőt, inkább annak ellenkezőjét. Ennek legfőbb oka, ha a háttérfolyamatok nem kerültek kellően feltérképezésre, majd optimalizálásra, a későbbiekben kitérünk erre.
A digitalizációba sok minden beletartozik, az eszközök, technológiai fejlesztések alkalmazása is, illetve a különböző informatikai megoldások, szoftverek, szoftverrobotok (utóbbiakról itt írtunk).
Egy iparágtól függetlenül hatásos lehetőség a dokumentummenedzsment:
Egy dokumentummenedzsment (vagy dokumentumkezelő, röviden DMS) rendszer sokkal tágabb funkcionalitással bír, mint ahogy a neve sejteti. Általában jellemző, hogy a különböző típusú dokumentumok tárolása, metaadatokkal való ellátása, verziókövetése és a hozzáférés szabályozása mellett a működési folyamatainkat is automatizálhatjuk vele. Ilyenkor általában dokumentumkezelő és workflow rendszerről beszélünk, de a teljes elnevezést praktikus okokból nem használjuk.
Tapasztalataink alapján azok a folyamatok támogathatók hatékonyan és eredményesen workflow rendszerrel, amelyek gyakran ismétlődnek, több felhasználót érintenek, és fontos az átfutási idejük.
Ilyen a számlafeldolgozás, a megrendelések kezelése, a szerződések kezelése, ajánlatok nyomonkövetése, de jól használhatók a HR vagy a minőségbiztosítás területén is.
Milyen nehézségektől mentesítheti a vállalkozásunkat a dokumentummenedzsment?
Összegyűjtöttük a hét legfontosabbat:
- Különböző adathordozón, különböző formában érkező dokumentumok egységes tárolása, elérhetősége,
- Adat és információbiztonság javulása,
- Előrelépés a papírmentes iroda felé,
- A belső működési folyamatok nyomon követhetővé és mérhetővé válnak,
- Bármikor, bárhonnan rálátunk az automatizált folyamatainkra,
- Csökkenő átfutási idők,
- Hibalehetőségek számának csökkenése,
- S a legfontosabb: az értékes humán erőforrást nem terheljük automatizálható, gyakran ismétlődő, időigényes feladatokkal.
Akármennyire is szeretnénk ezeket az előnyöket magunkénak tudni, egy dokumentumkezelő megoldás bevezetése nem könnyű.
Ezeket a lépéseket biztosan meg kell tennünk:
- Feltérképezni és elemezni a jelenlegi működési folyamatokat,
- Szükség esetén optimalizálni, modernizálni azokat – figyelembe véve a digitalizációs törekvéseket,
- Kiválasztani a megfelelő eszközt a már optimális folyamatok automatizálására.
- Kiválasztani a megfelelő szállítót. Itt gondoljunk arra, hogy egy költséges, és hónapokig, de legalább hetekig tartó projektet kell közösen levezényelnünk. Nézzük meg a referenciákat, szervezzünk több személyes találkozót, hogy kiderüljön, szívesen dolgozunk-e együtt. Járjunk utána, mióta van a piacon, milyen szolgáltatásokat tudunk igénybe venni a jövőben.
- Projekt megvalósítása. Egy informatikai, vagy folyamatszervezési ÉS informatikai projekt lebonyolítása egy külön bejegyzést érdemel! Hamarosan írunk erről is!
- A rendszer működtetése, folyamatos monitoring és optimalizálás, hogy a befektetésünk hosszútávon álljon a cég stratégiájának szolgálatában azzal, hogy a jól automatizálható feladatokra csak a minimálisan szükséges energiát fordítjuk, mégis nyugodtak lehetünk, hogy azok flottul működnek.
Ezt meg kell fontolnunk, ha biztos eredményt szeretnénk:
Fontosnak tartjuk, hogy az első két lépéshez célszerű folyamatszervezésben jártas tanácsadó szakember segítségét kérni.
Óriási veszélyforrást látunk abban, hogy egy cégvezető, kiindulva abból a jogos önbizalomból, hogy felépítette, sikeresen vezeti a saját vállalatát, azt gondolja, hogy a cégen belüli folyamatokat is neki kell ki-, illetve átalakítani.
Ez már azért is nehézkes, mivel vélhetően nincs erre elegendő ideje. Emellett sokkal jobban látszik külső szemmel, hogy melyek a javítandó pontok!
Nem utolsó sorban pedig egy folyamatszakértőnek az ilyen jellegű feladatokhoz van szaktudása és rengeteg tapasztalata, amelyeket a mi vállalkozásunk érdekében használ fel.
Választhatunk olyan beszállítót – amilyen a Pentatrade is – ahol a tanácsadói és IT szakemberek egyszerre rendelkezésre állnak, így több egyeztetést és egymással átfedésben levő feladatot megspórolhatunk.
Így tudhat meg többet és lehet még eredményesebb a bevezetés:
Jöjjön el webinárunkra, s vegye fel munkatársainkkal a kapcsolatot, készséggel állnak rendelkezésére.
Minden regisztrált résztvevőnek meglepetés ajándékkal készülünk!
Figyelem! A férőhelyeink száma eseményünk jellegéből fakadóan korlátozott!
Webinárunk címe: ELO Digital Office – Lehetőségek az intelligens dokumentumkezelésben
Időpontja: 2021.06.17. 14:00
Előadóink:
- Ferenczi Krisztina (dokumentumkezelési szakértő)
- Lendvai Dóra (dokumentumkezelési tanácsadó)
Ne maradjon le eseményünkről, most meglepetés ajándékkal készülünk minden regisztrált résztvevőnek!
