Megéri-e minden munkagépet üzemben tartani? Megéri-e azzal az alvállalkozóval együtt dolgozni? Ezekre és más kérdésekre is tudnunk kell gyorsan a választ ahhoz, hogy eredményes döntéseket hozzunk. Kattintás és ne hosszú percek vagy órák kérdése legyen a megfelelő információk birtoklása. Az útépítő, építőipari vállalatoknál rendszerint zajlik az élet. Sok a projekt, sok az alvállalkozó, sok a munkaeszköz, és rengeteg a feldolgozandó adat. Ebből következik, hogy a veszteség kockázata magas, amennyiben nem vagyunk gyorsan az aktuális információk birtokában.
A Zöld út Kft. egy közel 23 éves múltra visszatekintő sikeres családi vállalkozás, amely útépítéssel, vasútépítéssel és más építőipari tevékenységekkel foglalkozik. Azért döntöttek IT beruházás mellett, mert átláthatóvá szerették volna tenni projekt folyamataikat és gyorsan birtokolni azon információkat, amik támogatják döntéseiket. Az első lépés az igények tisztázása volt.
Kiemelt igények voltak:
Dolgoztunk már vele korábban? Minden ügyfél és alvállalkozói adat nyilvántartása. Alvállalkozók bevonása esetén kívánság volt egy olyan lista, amelyben profil alapján lehessen keresni és látni minden információt. Így elkerülhető egy rossz döntés, ha például azt látjuk, hogy korábbi projektek esetén gond volt az adott alvállalkozóval.
Munkagép fenntarthatóság figyelés, vagyis a műhely, javítási információk kezelése egy rendszerben. Láthatóak legyenek a felhasznált anyagok és az elvégzett munka. Ezekből az információkból is következtethetünk arra, hogy melyik gépet érdemes fenntartani.
Tervezhetőség, eszközkapacitás figyeléssel. A projektek és a hozzájuk kapcsolódó erőforrások megtervezésekor a rendszer figyeljen a szabad kapacitásra és jelezze, ha alvállalkozó bevonása szükséges. Ezáltal időben lehet például erőforrásokat átcsoportosítani vagy egy gép bérbeadásáról dönteni.
Az 1-1-es szabály, vagyis minden információ rögzítése egyszer és egy helyen. Például ha a munkafolyamatban valaki felrögzített egy menetlevelet a kilométer kimutatáshoz, akkor azt a menetlevelet ne kelljen még egyszer egy másik rendszerbe felrögzíteni ahhoz, hogy megkapjuk a dolgozók óráit tartalmazó kimutatást.
Tudjuk mikorra hova kell eljutnunk, vagyis projekt ütemterv létrehozása. A projektek erőforrás szükségleteihez és a munkák nyomon követéséhez lehetőség legyen egy ütemtervet létrehozni, amelyből készüljön egy gantt diagram az átláthatóság, tervezhetőség miatt.
Felesleges költségek kiiktatása értesítés küldéssel. Beállíthatók legyenek figyelmeztetések például, ha lejár a műszaki vizsga vagy egy számla fizetési határideje.
A szó elszáll a szerződés megmarad. Szerződés nélkül ne lehessen befogadni szállítói, alvállalkozói számlát, továbbá ne lehessen erőforrást indítani sem. A szóbeli megállapodásnak eredménye lehet, hogy a számlán nem a megbeszélt ár szerepel majd.
Vezetői munka támogatása költség és bevétel kontrollal. Olyan kimutatások létrehozása, amelyek az adott területhez tartozó minden költséget és bevételt tartalmaznak.
Nyomon követhető ajánlatok. Ajánlatkérések, kiadott árajánlatok nyilvántartása. Látható legyen, hogy egy ügyfél hány ajánlatot kért, és ezeknek mi lett az eredménye.
Számlák kezelése, költségelése. Minden be- és kimenő számla rögzíthető legyen, készüljön belőle áfa kimutatás, láthatóak legyen a kintlévőségek. Minden bevétel és kiadás költséghelyhez, költségviselőhöz vagy projekthez köthető legyen, kimutatva ezzel az eredményüket, mely alapján dönteni lehet például arról, hogy melyik területet érdemes fejleszteni, vagy esetleg melyik gépet kell selejtezni.
Gyors dokumentum visszakereshetőség, vagyis a dokumentumok típus, kapcsolat szerinti visszakereshetősége. Ne kelljen többé a papírok között kutatni, akár egy tárgyaláson is kikereshető a rendszerből.
Üzemanyagkutak, tankolások kezelése. Minden üzemanyag kiadás rögzíthető legyen napi szinten.
A fenti igényekre a PentaRoad projekt- és költségnyilvántartó rendszer biztosított megoldást, amit kifejezetten útépítő és egyéb építőipari vállalatok számára fejlesztettünk ki.
TIPP: Bármilyen IT megoldás – legyen szó CRM, vállalatirányítási vagy egyedi rendszerről – bevezetését tervezzük, gondoskodjunk róla, hogy a vállalati kultúra részét képezze, vagyis minden munkatárs következetesen használja a bevezetett megoldást. Így tudjuk igazán kiaknázni az adott programban rejlő lehetőségeket.
