Szeretnél továbblépni, és a céged működését egy újabb területen rendezni, kihozni belőle a lehetőségeket?
A döntést sem könnyű meghozni, de ezután jön a nagy kérdés: Egyáltalán hol és hogyan kezdjük?
A rendszerek kiválasztása megér egy külön gondolatmenetet – erről is fogunk írni – de most ugorjuk át ezt a lépést. Most a bevezetés előkészületeit és a projekt elindulását szeretnénk körbejárni.
Ha rengeteg különféle típusú dokumentum van a cég életében, különböző verziók, duplikátumok stb., amelyek különböző, többször átalakított mapparendszerbe vannak mentve – jobb esetben -, akkor ideje megismerni azokat a bevált módszereket, amelyek segítségével kimaxolhatjuk egy dokumentumkezelő rendszerben rejlő lehetőségeket.
- Állítsunk fel egy reális projekt tervet
Ne feledkezzünk meg arról, hogy minden munkatársunknak megvan a saját feladata, amit most plusz teendőkkel és felelősséggel kell – ha csak ideiglenesen is – kibővíteni. Reális célokat, és időtervet kell felállítani, figyelembe véve, hogy kire mikor lesz szükség, hogyan tudjuk az illető feladatait átütemezni. Gondoskodni kell arról, hogy a bevezető megfelelő képzést, és folyamatos támogatást biztosítson a bevezetés alatt és után is.
- Határozza meg a dokumentumkategóriákat
Azonosítsa és rögzítse, hogy milyen dokumentum kategóriákhoz milyen dokumentumok tartoznak. Mely dokumentumokat kell egyszerűen csak tárolni, és elérhetővé tenni, és melyek azok, amelyeknek az életútját valamilyen automatizmussal szeretnénk támogatni. Ilyen lehet például egy beérkező számla jóváhagyása, egy szerződés véleményezési folyamata, stb… Szintén fontos meghatározni, hogy az egyes dokumentumokról milyen adatokat akarunk nyilvántartani, amelyek alapján keresni vagy csoportosítani kell őket, ugyanis ezeknek az adatoknak szerepelnie kell a dokumentumok adatlapján.
- Kezdjük kis lépésekkel és építsünk a sikerekre
Induljon el a rendszer 1-2 folyamat támogatásával. Hogy melyik legyen az, azt különböző szempontok szerint lehet kiválasztani. Gyakori, hogy azt a folyamatot választják, amely a legtöbb fejfájást okozta, és leginkább szükséges a beavatkozás. Ha nincs ilyen, akkor lehet egy kisebb, jól körülhatárolható feladattal kezdeni, például egy szerződéstárral. Azonban az egyes rész projektek tervezésekor tartsuk szem előtt a teljes megoldandó feladatot, különben olyan zsákutcákat is bejárunk, amelyek feleslegesen emelik a projekt időtartamát és költségeit. Később folyamatosan bővíthetőek az alkalmazás funkciói, amikor a szervezet is készen áll egy újabb projektre. Először kipróbálhatod az alapvetőbb modulok egyikét – talán csak a dokumentumok rögzítését, tárolását és visszakeresését. Amikor a munkatársak is kezdik kényelmesebben érezni magukat az új rendszerben, tovább lehet lépni. A sikerélmény motivál majd a következő lépésre.
- Vázold fel előre a munkafolyamat összes lépését
Mielőtt az elektronikus munkafolyamatokat használnál a dokumentumok áramlásának automatizálására, feltétlenül fel kell térképezni az aktuális üzleti folyamatokat. Ellenőrizni kell ezek megfelelőségét, hatékonyságát. Ezek dokumentálása után lehet keresni az egyszerűsítési vagy fejlesztési lehetőségeket. Ha nem vagy biztos abban, hogyan kell ezt csinálni, akkor kérj segítséget a rendszer szállítójától. Az ő sikere is attól függ, hogy a te céged milyen sikeresen használja az alkalmazást.
- Hozzáférések, biztonság
Mindig tedd meg a megfelelő biztonsági óvintézkedéseket. Az adminisztrátor beállíthatja, hogy mely felhasználók és csoportok milyen dokumentumokhoz férhetnek hozzá. A rendszerekben részletes lehetőségek vannak ezek beállítására. Beállítható, hogy egyes felhasználók csak megtekinthessék a dokumentumokat, míg mások szerkeszthetik azokat, egyeseknek pedig megtekinteni sem lesz joguk.
Tégláról téglára
Ne feledd, először több tízezer papírlapot kellett nyomtatni, megfogni, eltenni, előkeresni. Évente több ezer órát töltöttek a munkatársak dokumentumok keresésével. Ezután minden egyetlen központi helyen lehet, ahol biztonságosan tárolhatók, és gyorsan előkereshetők. Izgalmas változás, de a pozitív változásokat is meg kell szokni. Lehet, hogy nem fog azonnal minden tökéletesen működni. De szilárd alapot építhetsz tégláról téglára haladva.
Ha megtekintenéd üzleti megoldásainkat, vagy konzultálnál szakértőinkkel vállalkozásod versenyképességének növeléséről, akkor fordulj hozzánk bizalommal! Lépj velünk kapcsolatba ITT!
