Olvasási idő: 10 perc
Míg a világjárvány kezdeti szakaszában a szervezetek csak reagáltak a túlélés érdekében, sok vállalat most az újrakonfigurálás időszakába lép, hogy gyarapodjon. Azoknak a vállalkozóknak, akik eddig áthidaló megoldásokkal vészelték át a járványhelyzetet, ideje felismerniük, hogy csökkentett üzemmódban fognak csak tudni működni olyan vállalati infrastruktúra nélkül, amely biztosítja a mobil munka feltételeit.
A Portfolio felmérése szerint a jövőben a munkavállalóknak csak 24 százaléka fog állandóan egy irodában, egyetlen íróasztalnál dolgozni. 58 százalékuk vagy tisztán távoli vagy hibrid dolgozó lesz. Sokak számára a mai digitális átalakulás prioritásai nagyon másképp néznek ki, mint a járvány előtti prioritások. A COVID-19 világjárvány hatalmas munkahelyi zavarokat okozott a különböző méretű szervezetek számára, minden iparágban és földrajzi területen. A munkastílusbeli zavarok nagy változásokat hoztak, nemcsak abban, hogy hol dolgoznak az emberek, hanem a vállalkozások működésében és a munkavégzés módjában is. A vállalkozásoknak olyan infrastruktúra létrehozását kell tervezniük, amely támogatja a modernebb munkastílusokat, ahol a munkavállalók bárhol dolgozhatnak, ahol csak szükségük van rá, a biztonság és a termelékenység veszélyeztetése nélkül.
Nézzük milyen eszközök támogatják az eredményes vállalat működést:
Mobil munkavégzést támogató eszközök:
Hozzáférések: javasoljuk, hogy csak a céges, benti eszközökhöz biztosítsunk hozzáférést a felhasználóknak, így nem kell a házirendeket módosítanunk, hiszen a vállalati eszközökre ezek már érvényesülnek. Ilyenek például a jogosultságok, mappahozzáférések. Figyeljünk arra, hogy minden dolgozó csak ahhoz férjen hozzá, ami a munkájához szükséges.
Védelem: használjunk többrétegű, átfogó végpontvédelmi megoldást minden céges eszközön, és ne feledkezzünk meg a mobil eszközök biztonságáról sem.
Kétfaktoros azonosítás: a távoli bejelentkezésekhez használjunk kétfaktoros azonosítást, amely a jelszó mellett plusz biztonsági réteggel, egy egyszer használatos kód megadásával vagy egy push értesítésre történő koppintással is hitelesíti a bejelentkezést.
Feladatkiosztás: szükségünk lesz egy megfelelő feladatkiosztó programra, alkalmazásra vagy weboldalra, amellyel elkerülhetjük, hogy a személyes kapcsolattartás hiányában valamelyik kollégánk feleslegesen dolgozzon, vagy olyan feladat maradjon, amelyhez nem rendeltünk felelőst.
Együttműködési eszközök: határozzuk meg, hogy milyen, a távoli munkavégzéshez szükséges együttműködési eszközöket (videokonferencia, chat, konferenciahívás) vezetünk be a kapcsolattartáshoz.
Internetkapcsolat: szabályozzuk, hogy munkavállalóink csak otthoni, jelszóval védett wifivel csatlakozhassanak a hálózatra. Tiltsuk meg a nyilvános, nem biztonságos wifi hálózatokról történő munkavégzést és adatátvitelt.
Biztonsági mentések: a legjobb megoldás, ha automatikus biztonsági mentéseket állítunk be, rendszeres időközönként. Ezek általában a cég belső hálózatain, szerverein adottak, de egy otthoni privát gépen általában ki vannak kapcsolva. Ezért érdemes szabályozni, hogy a munkavállalók ne tárolhassanak céges adatokat a felhasználói számítógépeken, és minden esetben a céges hálózatra mentsék el a munkához szükséges fájlokat.
Segítségnyújtás: adjuk meg az IT csapat/felelős közvetlen elérhetőségét, mert a munkavállalóink az otthoni munkavégzés során megnövekedett számú technikai problémával fognak szembesülni.
Adatok titkosítása: a bizalmas üzleti adatok védelme, valamint az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés ebben az esetben is kiemelten fontos. Ehhez elengedhetetlen az adatok megfelelő titkosítása, amely akár távolról is irányítható a vállalat szakemberei által. A titkosítás mellett, az adatok letöltését, másolását és tárolását is korlátozni kell a felhasználók eszközein.
Erős jelszavas védelem: állítsuk be, hogy a rendszer jelszót kérjen indításkor, illetve adjuk meg az inaktivitás idejét, amely után újbóli bejelentkezés szükséges. Hívjuk fel a munkavállalók figyelmét arra, hogy ne ugyanazt a jelszót használják az összes online felületen. Tiltsuk meg a jelszavak jól látható helyre való kiírását – a monitorra ragasztott jegyzetek még mindig népszerűek a felhasználók körében. Szabályozzuk, hogy mindenki kellő körültekintéssel bánjon a birtokában lévő jelszavakkal, és ne mentse el a jelszavát a belépési felületeken, mert az minden esetben biztonsági rést nyit a legjobb és legbiztonságosabb rendszeren is. A legjobb megoldás, ha a jelszavak kezeléséhez titkosítással rendelkező jelszókezelő alkalmazást használunk, mint például az ESET Password Manager.
Hozzáférések korlátozása: szabályozzuk, hogy a cég tulajdonában álló eszközöket ne használhassa a munkavállalón kívül más felhasználó (pl. gyerekek). A játékok, szoftverek letöltése, ingyenes streaming oldalak használata biztonsági kockázatot jelent. Ha a céges laptop biztosítása nem megoldott, a munkavállaló saját gépén érdemes jelszóval védett, külön felhasználói fiókot készíteni a munkavégzéshez.
A csapatmunkát, a kommunikációt, a projektek bárhonnali sikerét és az értékesítési hálózat teljes kézbentartását egyetlen CRM rendszerrel megoldhatjuk, amely az ügyfélkapcsolatokon kívül a teljes kapcsolati hálózatot menedzseli. Tökéletes eszköz a vezetőknek a stratégiai döntések meghozatalában és a bárhonnan könnyedén átlátható vállalatirányításában.
