Nagyívű gazdasági tanulmányokat olvashatunk arról, milyen lesz az élet a pandémia után. Ennek az írásnak a célja jóval szerényebb annál, minthogy megjósolja a jövőt ám annyi bizonyos, hogy sok mindenre ráébredtünk az elmúlt két hónapban. Az egyik ilyen esszencia a vállalati folyamatok digitalizációjának fontossága. A digitalizált munkafolyamatok minden körülmények között automatikussá és kontrollálhatóvá teszik a vállalatok belső infrastruktúráját. Egy dokumentumkezelő rendszer segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók. Ez mind nagyon jól hangzik, azonban ha a megfelelő körültekintés nélkül döntünk egy megoldás mellett, könnyen rossz üzletet köthetünk.
5 jótanács mielőtt belevágunk!
1. Belső folyamataink újra gondolása!
- mely dokumentumok előkeresése a legidőigényesebb?
- mely dokumentumok mennek át a legtöbb kézen keresztül?
- vannak-e olyan dokumentumok, amiket túlzottan sokszorosítunk?
- mely dokumentumok jóváhagyása kerül sok időbe?
- mennyit költünk papír nyomtatásra?
A dokumentumkezelésben a fő problémát sokszor az okozza, hogy az iratok túl sok kézen mennek keresztül, nincsenek felelősökhöz kötve, így elvesznek vagy nehezen kerülnek elő. Ilyenkor jön az idegeskedés és türelmetlenség, ami időt és pénzt emészt fel hiszen a jó képességű embereink haszontalan irat vadászattal töltik el értékes munkaidejüket. A hatékony belső folyamatok kialakítása éppen ezért fontos. Jó módszer, ha vizuálisan ábrázoljuk minden egyes dokumentum útját a kiállítástól, egészen az archiválásig. Így biztosan egyik részfolyamat sem felejtődik el a tervezési szakaszban.
2. Belső szabályzat előzetes kialakítása!
Ha már újra gondoltuk belső folyamataink javítandó részeit, alakítsunk ki egy írásos belső szabályzatot arra, hogyan szeretnénk, hogy történjen a vállalaton belüli dokumentumok kezelése. Ezt már a tervezési szakaszban muszáj elkezdeni, de legkésőbb a rendszer kialakításával párhuzamosan. Sokan, akik már túl vannak egy IT megoldás bevezetésén bánják, hogy nem voltak már a legelején elég következetesek. Mit jelent ez? Például határozzuk meg előre a dokumentumok elnevezésének szabályát a könnyű keresés érdekében. Határozzuk meg a hozzáférési és módosítási jogokat ,illetve azt is miről készüljön biztonsági másolat vagy mennyi idő után archiválódjanak irataink.
3. Testreszabás
Mielőtt kiválasztjuk a legalkalmasabb dokumentumkezelő rendszert, győződjünk meg annak testreszabhatóságáról. A dokumentumkezelő rendszer optimális működéséhez ez elengedhetetlen, azonban fontos tudni, hogy ideális esetben nekünk is alakítani kell belső folyamatainkon a jó végeredmény érdekében. Ha csak a rendszert alakítjuk és belső folyamatainkat érintetlenül hagyjuk, az kockázatos és egyben a legdrágább megoldás. Érdemes tehát olyan kivitelezőt választani, aki a reális igényeinknek megfelelően tudja alakítja a rendszert és üzleti tudásával konstruktívan járul hozzá folyamataink átalakításához.
4. Projekt szintű kezelés
Ezt a részt nem győzzük hangsúlyozni bármilyen IT megoldás bevezetéséről is van szó. Vezetőként akkor tehetünk a legtöbbet egy új informatikai megoldás bevezetésekor, ha projekt szinten kezeljük az egész folyamatot. Mint minden projektnél, itt is meg kell határozni a következőket:
- célok
- határidő
- felelősök
- budget
Már a tervezés szakaszában vonjuk be az összes érintett területet és rendszeresítsünk egy fix időpontot a projekt megbeszéléseknek. Minden meetingről készüljön feljegyzés, hiszen rengeteg információ fog elhangozni a fél vagy akár egy éves folyamat során.
5. Integrálhatóság
Amikor a beszállítókat versenyeztetjük, már az elején vázoljuk jelenlegi informatikai környezetünket, hogy biztosra mehessünk a folytatást illetőleg. Ilyen informatikai háttér például a céges levelezők, a vállalatirányítási (ERP) és az ügyfélkapcsolati (CRM) rendszerek. Egy jó dokumentumkezelő úgy képes kiszolgálni igényeinket, hogy a többi rendszerrel kiegészítik egymást, és egy komplex egységet alkotnak