Biczó Zoltánt a Pentatrade Kft. ügyvezetőjét kérdeztük arról, hogyan látja a magyar középvállalatok digitális környezetre történő átállását.
Digitális átállás előtt mi az a nagy kérdés, ami a magyar középvállalatokat foglalkoztatja?
B.Z.: Mindenki azt a kérdést teszi fel magának, hogy „Hol van ebben a vállalatom haszna?”. Sokan végigvezetik a gondolatot, hogy kiadnak több millió forintot egy a digitalizációt segítő informatikai rendszerért, de a hasznát nem látják. Ők igazából azt az időszakot nem látják még maguk előtt, amikor egész egyszerűen nem tudnak majd más környezetben működni és ha nem lépnek lemaradnak. A vállalatok digitális átállása sürgető feladat, mert nagyjából öt éven belül minden adat, számla, szerződés és egyéb dokumentum digitális feldolgozására lesz szükség, ahhoz, hogy kommunikálni tudjunk környezetünkkel.
Milyen problémákat látsz a vállalatok digitális átállásával kapcsolatban?
B.Z.: Az érdekes az, hogy a magyar középvállalatok vezetői akarják azon IT eszközöket, amelyek a digitális átállást támogatják, de a napi feladatok ellátása, elveszi az időt attól, hogy a vállalat hosszú távú jövőjével mélyremenően foglalkozzanak. További probléma, hogy egy rendszer bevezetésekor digitális vállalatvezetési tudáshiánnyal küzd sok vezető. Egy digitalizációt támogató informatikai rendszer bevezetésekor, nem ismerik a digitális vállalatok működését, nincs előttük egy olyan minta, amely alapján fel tudnák mérni mire számíthatnak a digitális transzformáció során. Az informatikai rendszereket bevezető vállalat feladata, hogy ezt a tudást átadja az ajánlatadástól kezdve a projekt végéig. Amennyiben a tudás átadása megtörténik, a vállalatok tisztában lesznek azzal, hogy mibe fektetik erőforrásaikat és milyen eredményeket várhatnak. A megfelelő tudás átadása csak egy olyan IT vállalattal közreműködve lehetséges, aki informatikai ismeretei mellett a megfelelő digitális vállalatvezetési tudás birtokában van. A másik probléma, hogy miután elkészül egy digitalizált működést segítő rendszer, nem használják azt megfelelően. Sok vezető fejben megmaradt a hagyományos működésnél és nem tudja az új digitális folyamatokat integrálni. A vezetői attitűd így kiemelt jelentőséggel bír annak érdekében, hogy a munkatársak lelkiismeretesen használjanak egy új megoldást.
Milyen eszközök szolgálják az eredményes digitális átállást?
B.Z.: A digitális vállalatvezetési képzéseket emelném ki, amelyek redukálják a hibákat és félreértéseket, mind a rendszer kialakítása közben, mind utána. Az ajánlatkérés, ajánlatadás, szerződéskötés és a rendszertervezés azon kulcsfolyamatok, amelyeket jól át kell látni mindkét fél részéről, azonban ez csak a folyamat eleje. Miután a vállalat dolgozóival közösen elkészült egy rendszer, be kell tanítani a munkatársakat annak megfelelő használatára. Mindezek mellett a képzések egy magasztosabb célt is szolgálnak, ez pedig nem más mint egy paradigmaváltás elindítása a vezetők fejében. A digitális átállásban csak akkor látjuk örömünket, ha nyitottak vagyunk az újra és változtatunk gondolkodásunkon. Ez nem kis feladat, de megéri.
A vállalati digitalizáció előny vagy inkább egy elkerülhetetlen feladat?
B.Z.: Úgy gondolom, hogy sokan fel sem fogták még azt, hogy a digitális környezetre való átállás mekkora lépés és sokan az sem látják pillanatnyilag, hogy a jövőben milyen előnyei lesznek. Egyelőre a digitalizációban a kisebb magyar vállalatok csak többletmunkát látnak, pedig az mellett, hogy számos előnnyel jár, elkerülhetetlen a digitális környezetre történő átállás. Muszáj lesz a vállalatoknak digitális folyamatokra váltani, mert nélkülük képtelenek lesznek fenntartani működésüket. Gondoljunk csak bele , hogy a vállalkozás adatait már mindenki digitálisan kéri és dolgozza fel, lassan digitális aláírások kellenek, digitálisan kell a számlákat és egyéb dokumentumokat eljuttatni a megfelelő intézményekhez. Ez lesz a természetes munkahelyi környezet és aki nem lép lemarad.
A digitalizáció mellett merre halad a világ IT megoldások szempontjából?
B.Z.: Rövid távon a szoftverrobotokat tartom a jövő információs technológiai megoldásának, amelyeknek gyors és kézzelfogható a vállalati működést átalakító hatásuk. Amennyiben még most lép valaki a szoftverrobotok irányában, óriási versenyelőnyt szerezhet, főként a kis – és középvállalatai szektorban. Egy szoftverrobotnak rengeteg előnye van, hiszen 24 órában képes dolgozni és jóval gazdaságosabb az emberi munkaerőnél. Gyorsabb és lényegében hibátlanul végzi el feladatát, valamint rugalmasan illeszthető bármilyen informatikai környezethez. Az ismétlődő folyamatok automatizálásával nem csak a költségek csökkenthetők, hanem az átfutási idő is drámaian redukálódik. A szoftverrobotok kiemelt előnye még, hogy a bevezetést követően a vállalat munkatársai, komoly IT kompetencia nélkül is képesek új feladatokat definiálni vagy változás esetén frissíteni.
Milyen IT megoldások támogatják a digitalizációt?
B.Z.: A digitalizációt nem szabad csak IT kontextusban értelmezni, mert akkor csak a folyamat egyik részével foglalkozunk. Viszont az olyan IT megoldások, mint a vállalatirányítás, ügyfélkapcsolat kezelő vagy dokumentumkezelő rendszerek, esetleg az egyedi szoftverek hatékonyan támogatják a vállalati digitális átállást annak érdekében, hogy valódi versenyelőnyt szerezzünk. Ezen eszközöknek a sikerkritériuma, hogy hogyan tudják a meglévő adatokat feldolgozni és szolgáltatni valamint, hogy egyéni preferenciák szerint mennyire testreszabhatók. Egy minőségi CRM rendszer használata például azért is jelent versenyelőnyt egy vállalat számára, mert azonnali információrögzítést tesz lehetővé, megakadályozva ezáltal, hogy kardinális hibák, pontatlan információk gördüljenek tovább a vállalati folyamatokba. Lényeges szempont még, hogy a bevezető vállalat milyen szupport tevékenységet nyújt, valamint mennyire rendelkezik azon best practice tudással, amit kiválóan tud egy game changer vállalat alkalmazni.