Olvasási idő: 5 perc
Egy amerikai kutatás szerint ötször annyit költenek számláik feldolgozására azon vállalatok, akik kimaradnak a digitalizáció és automatizáció folyamatából. Mi itthon azt tapasztaljuk, hogy egy átlagos középvállalat évi 5-10.000 számlát kezel le és egyetlen bejövő számla körülbelül 1.000 forintnyi bérköltséget von magával. Ha csak 5000 számlával számolunk, ez akkor is évi 5.000.000 Ft olyan költséget jelent, amit csak számlakezelésre fordítunk. Hihetetlenül hangzik ugye? Pedig egy számla az iktatástól egészen az archiválásig, nagyon sok kézen keresztül megy át.
Egy véget nem érő folyamat, mire számláinkat iktatjuk, beszkenneljük, berögzítjük, egyeztetjük, jóváhagyásra küldjük, jóváhagyásra várunk, kontírozzuk, nyomonkövetjük, lefűzzük, könyveljük, archiváljuk, előkeressük, auditáltatjuk, majd megint egyeztetjük stb.! És ebbe a körforgásba még nem számoltuk bele azon többlet időt, amelyet egy elvesztett vagy elkeveredett dokumentum emészt fel.
De hogyan spórolhatsz pénzt és időt számláid feldolgozásán?
Vállalatod digitális átállásához gondolkodásmódbeli változásra lesz szükséged. Először is azt a tévhitet kell ledöntened, miszerint a digitalizáció a nagyok előjoga és számukra éri meg csak az átállás. A digitalizációt nem a célod, hanem az eszközöd arra, hogy a cég méretétől függetlenül elérd, amit szeretnél és lépést tudj tartani a versenytársaiddal. Számláid digitalizációját azon dokumentumkezelő rendszerek segítik, amelyek rugalmasan testreszabhatók az egyedi igényeidhez mérten, bevezetésük nem követel éveket és felhasználóbarát kialakításukkal könnyű velük a napi munka. A digitalizált munkafolyamatok minden körülmények között automatikussá és kontrollálhatóvá teszik a vállalatod belső infrastruktúráját. Egy dokumentumkezelő rendszer segítséget nyújt a vezetői döntések meghozatalában és az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen a megoldás alkalmazásával kiválthatók az olyan rutinfeladatok, mint a gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.
3 tipp, hogy jó dokumentumkezelőt válassz:
- Először gondold végig belső folyamataidat.
Bármilyen IT megoldást is vezetsz be elengedhetetlen, hogy először megvizsgáld a folyamataidat, és vázold min szeretnél változtatni. Válaszolj az olyan kérdésekre, mint “Melyik dokumentum jóváhagyatása a legidőigényesebb?”, “Mennyit költesz a dokumentumok raktározására?” vagy, hogy Vannak-e olyan dokumentumok, amiket túlzott sokszorosításon esnek át?”. - Testreszabás.
Mielőtt kiválasztanád a legalkalmasabb dokumentumkezelő rendszert, győződj meg annak testreszabhatóságáról. Az igényeid ha az elején nem is, de idővel biztosan változni fognak. - Integrálhatóság.
Amikor a beszállítókat versenyezteted, már az elején vázold céged jelenlegi informatikai környezetét, hogy biztosra mehess a folytatást illetőleg. Ilyen informatikai háttér például a céges levelezők, a vállalatirányítási (ERP) és az ügyfélkapcsolati (CRM) rendszerek.