Olvasási idő: 8 perc
Mi az a titok, ami láthatatlan vonalként sejlik az éppen döcögő és a jól működő vállalatok között? Ez a projektszemlélet.
A projektkezelés nem egy multiknál használatos sznob kifejezés vagy szinonima a feladatok elvégzésére, sokkal inkább egy eszköz arra, hogy mérettől és iparágtól függetlenül minden vállalat megvalósíthassa nagyobb léptékű álmait és céljait. Biczó György a Pentatrade Kft. operatív vezetője elmondja, mit nyerhetsz azzal ha szemléletet váltasz, ez hogyan térülhet meg számodra és miként fogj hozzá.
1. Először is fontos tisztázni az alapfogalmakat. Mi a különbség a projekt és a feladat között?
B.Gy.: Mi a különbség a házépítés vagy a betonkeverés között? A projekt egy olyan halmaz, amely azonos célt szolgáló feladatok összességét jelenti. Természetesen ezen kívül még számos más jellemzője van egy projektnek mint például, hogy egyedi célt szolgál, amelyet bizonyos időintervallumon belül teljesíteni kell, valamint adott költségkerettel és elvárt eredménnyel rendelkezik. Ebből kifolyólag a klasszikus projekt háromszög a következő: idő, költség, minőség/eredmény. Projektmenedzserek szerint a valóságban az ügyfél általában csak kettőt választhat a háromból, mert olyan termék vagy szolgáltatás még nem született, ami olcsó, rövid időn belül elkészül, 10/10-es minőséggel. A másik hasonló projektvezető mondás, hogy „9 nő 1 hónap alatt képes kihordani egy gyermeket”, amely a feladatok megosztására, a csapatmunkára utal.
2. Milyen általános vezetői hozzáállást látsz a projektkezelés terén? Egyáltalán jellemző-e a projektekben való gondolkozás, vagy inkább feladatokat lát még maga előtt sok vezető?
B.Gy.: Amit mi tapasztaltunk, hogy a vállalatok többsége nem projektekben, hanem funkciókban gondolkodik, funkciókban látja az embereit. Leegyszerűsítve vegyük Kis Bélát, aki a vállalatnál ellát bizonyos funkciókat, amelyek különféle feladatokból állnak. Ezekben a funkció vezérelt vállalatokban elveszik a projekt lényegi haszna és értelme, hiszen az adott funkciót ellátó emberre úgy hárul egy feladat, hogy nincs tisztában a pillanatnyi teendői környezetével, nem akar és/vagy nem is tud hozzáférni azon információkhoz, amelyek ösztönöznék és nem utolsó sorban segítenék őt feladatai elvégzésében. Az információkon felül ott van az a tény, hogy amit az emberiség eddig elért nagy horderejű célt, azt mindig projektekben és azon belül is közösségekben valósította meg. Gondoljunk csak a Holdra szállásra. A közösség szerepe azért fontos, mert már maga a tudat, hogy egy hajóban (projektben) evezünk, elősegíti mind a csapat, mind az egyén eredményességét. Nagyon kevés az olyan projektszemlélet nélkül működő vállalat, aki egymástól szeparált információkkal és szeparált emberekkel képes az “idő, költség, minőség/eredmény” hármasából akár csak egyet is megvalósítani. Tudom nem könnyű a megszokott napi rutinfeladatokon felülemelkedni és rendszerbe, egyfajta projekternyő alá hozni azokat. Ilyenkor érdemes körülnézni a piacon, áttanulmányozni azon best practice és know how gyakorlatokat, amelyek a saját iparágunkon belül meghozták a kívánt eredményt.
3. Mi a szerepe a projekt menedzsmentnek a hatékony vállalatirányításban?
B.Gy.: Bár az előző kérdésnél erre már részben kitértem, mégis annyival egészíteném ki, hogy amennyiben egy vállalat már elsajátított egyfajta projektszemléletet, sokkal hatékonyabban tudja átlátni azon értékteremtő folyamatait, amelyekből a pénze származik vagy bizonyos esetekben veszik el. Ez az átláthatóság egy jó vezető számára muszáj, hogy kardinális kérdés legyen.
A projektszemlélettel rálátást kapunk arra, hogy:
- A vállalat mennyi erőforrását foglalja le a projekt.
- Milyen időintervallumban foglalja le a projekt az erőforrásainkat.
- Mennyibe kerül a szükséges erőforrás allokálása (akár ember, akár gép).
- Mekkora lesz a projekt megtérülési rátája a költségekhez képest.
- A tervekhez képest adott pillanatban vagy időszakban milyen a projekt előrehaladása, mennyire tudják a projekttagok követni az ütemtervet.
- Hol, ki és miért teljesít jobban vagy rosszabbul. Hol, ki és miért akadt el.
- Milyen nem várt eseményeket és változások következtek be a projekt során.
Amennyiben a fentiek szerint kezelünk minden folyamatban lévő, még tervezés alatt álló vagy már lefutott projektet, akkor gyakorlatilag a legfőbb értékteremtő folyamatainkat lefedtük, és talán nem kell ecsetelnem, hogy ez mekkora versenyelőnyt, megnyugvást és rugalmasságot ad egy menedzsernek, legyen akár az illető projektvezető vagy cégvezető.
4. Milyen gyakran elkövetett hibákat látsz, amelyek gátolják egy projekt eredményességét és milyen javaslataid lennének a sikerhez vezető úthoz?
B.Gy.: Egy projektet nem lehet durr bele Balázsként kivitelezni. A legtöbb hibát már az elején elkövetik a területen még járatlan menedzserek azzal, hogy elnagyolják a projektkezelést.
Kezdjük az elején. A projektet először is – a cég méretétől és tevékenységétől függetlenül – meg kell tervezni a következő alapvető szempontok figyelembe vételével:
Mi a projekt célja? Egy jól definiált, minden projekttag által elérhető, releváns célt kell definiálni, hogy a végén biztosan tudjuk, jogosan ünnepelhetjük-e a sikerünket. Fontos, hogy ne gigászi célokat tűzzünk ki, hanem reálisakat. Ez a cél legyen továbbá mérhető, tehát meghatározásakor ne fogalmazzunk általánosságokban, kerüljük a „sokkal”, „kevesebb”, „hatékonyabb” vagy „jobb” kifejezéseket. A cél legyen egzakt. Ezeket úgynevezett SMART céloknak nevezzük, amely egy angol mozaik szóból eredeztethető:
Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-based = SMART cél.
Ahhoz, hogy a célt elérjük meg kell terveznünk a szükséges erőforrásokat, hiszen senki nem akarja elkövetni azt az egyébként gyakori hibát, hogy minden szuper, csak éppen ember és gép állomány nem áll rendelkezésre, ott és akkor, amikor kellene. Ne felejtsük el időben és igazolhatóan lefoglalni a szükséges erőforrásokat. Tippre, hitre és bizadalomra nem lehet alapozni. Az erőforrásokat olyan rendszerben kell lefoglalni, amely egy egységes tematika szerint működik, mert csak így tudja minden projektmenedzser hol és mennyi szabad kapacitás van még hátra.
Ha meg van a célunk, a projekttervünk, és a terv kivitelezéshez szükséges erőforrásaink is rendelkezésre állnak akkor, de csak akkor kezdhetünk neki magának a kivitelezésnek. A kivitelezésnél a rossz kommunikáció veszélyeztetheti leginkább egy projekt sikerét még akkor is, ha a világ legjobb szakembereivel és eszközeivel dolgozunk. Esszenciális, hogy mind a megrendelővel, mind a saját csapatunkkal már a projekt elején definiált módon és csatornán – kommunikáljunk. Egyrészt így senkit nem érnek derült égből villámcsapások, másrészt ez növeli az információáramlás hatékonyságát. A zökkenőmentes munka pedig nagyfokú lelkesedéshez és bizalomhoz vezet, a csapaton belül és az ügyfél szemében egyaránt.
Készüljünk fel arra, hogy nem fog minden a tervek szerint menni! A vis major helyzetektől függetlenül, a projekt közben is derülhetnek ki olyan információk, amelyek váratlanok. Ilyenkor pánikra nincs okunk akkor, ha van egy előre definiált folyamatunk és forgatókönyvünk a lehetséges kockázatok kezelésére. Ezek a kockázatok természetesen iparáganként eltérőek, de lajstromozhatók a projekt tervezése közben megejtett, kollégákkal közös brainstorming során.
5. Hogyan valósulhat meg a projektek digitális támogatása? Mit gondolsz, speciális adminisztrációt igényel a projektmunka?
B.Gy.: Adminisztrációt igényel a projektmunka IS, hiszen minden vállalati eljárás igényel adminisztrációt. Adminisztráció az is, ha egy telefonhívásból eredő információt leírunk egy sticky notes-ra, ami aztán elveszik és még több adminisztrációt, felesleges e-mail váltást von magával. A vállalatot érintő projektek méretétől és jellegétől függően, eltérő lehet adminisztrációs idő, amelyek gyakorlatilag projektköltségek. A kérdés az, hogy az adminisztrációval mit érünk el! Hatósági büntetést kerülünk el? Elakadásokat tudunk kiküszöbölni, feloldani, akkor és ott ahol kell? El tudjuk érni, hogy minden releváns információ naprakészen rendelkezésre álljon minden illetékesnek? Ha ezeket a szempontokat nézzük, akkor a válasz az, hogy az adminisztrációs idő töredéke annak az időnek, amit megspórolunk vele. Tehát a projektmunka nem igényel speciális adminisztrációt. Hogy az előbbi kérdésekre igenekkel tudjunk felelni, helyesen kell eszközt választanunk. Másképp kifejezve, ha hozzánk passzoló digitális eszközzel kezeljük le az összes projektet és az azokat érintő folyamatot és feladatot, akkor ez a költség sokszorosan megtérül. Dunát lehet rekeszteni a digitális projektmenedzsment eszközökkel, amelyek a legegyszerűbbtől egészen a legösszetettebb szoftverekig terjedhetnek. Ezen felül még figyelembe kell vennünk az iparág specifikus digitális eszközöket is. Arra mindenképpen szeretném felhívni a figyelmet, hogy egy projektet nem lehet hatékonyan lekezelni tákolmány digitalizációval, vagyis különböző funkciókat ellátó mikro eszközök szigetcsoportjával. A veszélye ennek az adatredundancia, a különböző eszközök logikai felépítése, a GUI-k (grafikus felhasználói felületek) különbsége, a funkciók átfedése a rendszerek között. Nem szabad elkapkodni a legfontosabb folyamatainkat támogató eszköz kiválasztását. A leghatékonyabb eszköz az, ami lefedi a teljes működésünket a marketingtől kezdve, az értékesítésen át a projektmenedzsmenten keresztül, egészen az utánkövetésig.
6. Milyen vállalatnak javasolnál projektmenedzsment szoftvert, és milyen vállaltnak egy olyan szoftvert, aminek csak része a projektmenedzsment eszköz, mint például egy CRM rendszer?
B.Gy.: A kettő nem zárja ki egy egymást. Ha találunk egy olyan rendszert, ami lefedi valamennyi folyamatunkat – kezdve a marketingtől, az értékesítésen keresztül, a projekt menedzsmentig- akkor van nyert ügyünk. A hibajegy kezelésről nem is beszélve. Ha a Pentatrade példáját vesszük, egy szoftver bevezetése után az ügyfélkapunk keresztül beérkezett kérések kezelése, ugyanúgy a folyamat részét képzi mint a lezárult projekt. Ilyenkor az ügyfélből ág szerűen le tudunk vezetni mindent, ami nála történt, az első telefonhívástól kezdve, a projekten át, egészen a hibajegy keletkezéséig és annak kezeléséig. Ha mindez egy rendszerben meg tud valósulni, az a high-end-je a mai digitális piacnak. Egy rendszeren belül, egy adatbázissal és egy szoftver ergonómiával minden folyamatunk egy fedél alatt van és egy koherens rendszert alkot cégünkben. Összességében azt mondhatom az a legjobb CRM rendszer, amiben van projektmenedzsment is és az a legjobb projektmenedzsment eszköz, amiben van CRM is.
7. Milyen veszteséggel számolhatunk, ha nem állnak rendelkezésre a megfelelő projektkezelő eszközök?
B.Gy.: Amennyiben a projektek és a megvalósításukhoz szükséges erőforrások tervezése nem az optimális eszközökkel történik, átállási veszteséggel kell számolnunk. Időigényes a gépek átkalibrálása egyik projektről a másikra, valamint embereink számára is sok időt emészt fel mire képbe kerülnek egy projekttel, főként ha másokban is érintettek. Persze az természetes, hogy időbe telik az átállás, de nem mindegy, hogy mennyibe. A jól strukturált és vizuálisan is megjeleníthető projekt adatok rengeteget számítanak abban, hogy milyen gyorsan vesszük fel a projektmunka fonalát.