Olvasási idő: 6 perc
Folytatódik sorozatunk, amelynek első részében az olyan KKV vezetői módszertanokról számoltunk be, amelyek alkalmazása egyértelmű bukáshoz vezet. A negatív példák mellett megmutattuk, mely eszközök szolgálják az összeszedett csapatmunkát, a hatékony vállalatirányítás kialakítását és a jelentős versenyelőny megszerzését. Biczó György a Pentatrade Kft. operatív vezetője szerint, a hangsúly a megszokott rutin jellegű eljárások felváltásán kell legyen. Ezeket értékteremtő folyamatokra kell cserélni , mert csak így minimalizálhatók a felesleges mikro folyamatok és eredményhez nem köthető tevékenységek. Az új folyamatok szerinti működést, különböző szoftveres megoldásokkal lehet a legjobban támogatni.
5. Hol lesz egy vállalat haszna akkor, ha áttér egy szoftveresen támogatott, automatizált és folyamatalapú belső menedzsmentre? Hol és hogyan térül meg mindez egy vállalat számára?
B.Gy.: Egyrészt menedzsment időben, másrészt munkaköltségben mérhető egy ilyen folyamat bevezetésének megtérülése. A munkaköltség alatt elsődlegesen a munkavállalók áthelyezésekre utalok, amikor a rutin munka alól felszabadulva, emberünk végre valódi többlethaszont termelő feladatokba tudja fektetni energiáit. Mindezek mellett egy ilyen irányú fejlődés csökkenti a potenciális és meglévő ügyfelek lemorzsolódását, valamint az emberi hiba és feledékenység okozta veszteséget. Itt gondolok elsősorban egy lejárt határidős árajánlatra, egy elfelejtett vevő/potenciális vevő utánkövetésre, valamint olyan humán hibák összességére, amelyek növelik a különböző bírságok kirovásának kockázatát. Egy automatizált, folyamatalapú irányítás átlátható képet ad a vállalatról mind a belső, mind a külső szemeknek egyaránt. Külső szemek alatt az ügyfelekre gondolok, akik egyre inkább érezni fogják a belénk vetett bizalmat, belülről pedig az egyéni és a közös munka könnyedsége és szervezettsége lesz érezhető. A folyamataink újragondolása és megfelelő szoftveres támogatása egy nyugodt, kiszámítható és tervezhető munkavégzést eredményez mindenki számára, aki a vállalatunk működtetéséből kivesz részét. Összességében a felsoroltak anyagi és szellemi megtérülést idéznek elő, de míg korábban egy ilyen beruházás megtérülése 3 éven belül volt várható, ez ma már csak átlagosan 1 évre tehető.
6. Mi a legelső lépés akkor, amikor már nagyon motoszkál fejünkben a szoftver bevezetés gondolata?
B.Gy.: Az elindulásban főként az segít, ha mintákat keresünk. Járjunk nyitott szemmel, keressünk az ismeretségi körükben olyasvalakit, aki velünk azonos működési területen tevékenykedik, és túl van már egy informatikai megoldás bevezetésén. Böngésszünk, keressünk esettanulmányokat akár e-könyv, akár interjú formájában. Az ilyen jellegű megjelenésekben olyan cégvezetők mesélik el tapasztalataikat, akik már digitalizálták vállalatukat. Mindenképpen olyan, lehetőleg független forrást kell keresni, amely megtörtént esetet dolgoz fel – hiszen az elmélet szép, de a gyakorlat a lényeg -, valamint számunkra releváns példákkal operál, mert egy termelő vállalatnál nem egy kórházban alkalmazott CRM fog beválni. Második lépésként, amennyiben már találtunk pár lehetséges szoftverbevezető és folyamat tanácsadó vállalatot, érdemes referencia látogatást tenni egy-egy ügyfelüknél, hogy mint cégvezető a cégvezetővel vitathassuk meg elvárásainkat és tapasztalatainkat.
7. Amikor egy vezető már eljutott a digitalizálódás vágyáig, bonyolultnak, sőt ijesztőnek tűnhet az elindulás. Mire érdemes odafigyelni egy szoftver bevezetése előtt?
B.Gy.: Az olyan szoftver megoldások tudják csak megfelelően támogatni ezen irányú törekvéseinket, amelyek a saját működési területünknek megfelelően lettek testreszabva, azonban még számos más tényezőtől függhet a siker. Bármilyen típusú szoftver bevezetésén gondolkozunk, az alábbi csekklistát tartsuk a szemünk előtt.
Csekklista a megfelelő szoftver kiválasztásához:
- Olyan szoftver válasszunk, amely elérhető bárhonnan, bármikor.
- Fontos, hogy egyszerű legyen a használata, vagyis mindennapi kezeléséhez ne kelljen informatikus zseninek lenni.
- Az információk kinyerése egyszerű, megbízható és gyors legyen, ami annyit tesz, hogy maximum 3-4 kattintással jussunk el oda, ahova szeretnénk.
- A szoftver alkalmas legyen arra, hogy a cég folyamataira ÉS dolgozóira alakítsuk.
- A szoftver ára ne kerüljön többe, mint a potenciális megspórolt idő és többletbevétel.
- Képes legyen rugalmasan alkalmazkodni a változásokhoz, mivel bizonyos időközönként szükséges a folyamataink felülvizsgálata és csiszolása a vállalat, a munkatársak és a világ igényeihez.
- Hosszútávú és megfelelő szakértelmű szupport legyen a szoftver mögött. Nézzünk a számok mögé, amikor egy kisebb szoftver bevezető vállalat, másokhoz képest fele annyi pénzért elvállal egy rendszer bevezetést. Ilyenkor nagy a veszélye annak, hogy amennyiben 2-3 év múlva szeretnénk valami pluszt az adott szoftverben fejlesztetni, azt nem tudjuk megvalósítani, ugyanis sokszor ezen kezdő vállalkozások nem élik túl a kezdeti éveket.
- Legyen fejlődőképes és bővíthető.
- Az adatokat biztonságosan kezelje és tárolja. Itt a jogosultság beállításokra is gondolok, hogy ki, mely adatokhoz férhet hozzá és milyen feltételek mellett.
- Legyen könnyen tanulható, ami annyit tesz, hogy ha például egy munkakörre kell betanítanunk valakit, akkor ne a szoftver megfelelő használatával menjen el a betanulási idő nagy része. Ez kontraproduktív.
- Képes legyen rutin munkák (emlékeztetők, üzenetek) elvégezésére, ezzel is kiváltva az emberi munkaidőt, vagyis tágítva az emberi memória biológiai korlátait.
8. Hogyan fog működi a jövő vállalata belső működést támogató, informatikai rendszerek szempontjából?
B.Gy.: 10-15 éve a „könnyen megtalálom” volt a fő trend, hogy ne órákig keressük az információkat az adott rendszerben, mint például most az Excel táblák esetén. A jövő és gyakorlatilag már sok fejlődő vállalatnál a jelen az, hogy egy szoftver elvégzi helyettünk a rutin munkákat, alánk adja az információkat és segít a jövő tervezésében. A szigetrendszerek alkonyánál vagyunk, senki nem fog duplikált adatokkal, több adatbázissal dolgozni, még cégcsoportok szintjén sem. Az Excelek már csak az egyszerűbb, rendszert nem igénylő számításokban, kimutatásokban játszhatnak szerepet a KKV szektor jövőjében, vagyis amikor a teljes értékű fűnyíró mellé néhol egy sarokvágót is alkalmazunk.
