Olvasási idő: 10 perc
Ha vállalatirányítási rendszer bevezetésén gondolkodsz nagy fába vágod a fejszéd. Ezzel nem elijeszteni akarunk, csak felkészíteni azon buktatókra, amiket mi az elmúlt harminc év során tapasztaltunk egy-egy rendszer bevezetése során. Horváth István ERP és termelésirányítási szakértő rávilágít azon tényezőkre, melyekre mindenképp figyelj egy ilyen mindent átölelő rendszer bevezetése során.
1. Rá lehet egyáltalán húzni egy sémát az ERP bevezetés útvesztőire?
Igen. Különböző motivációs tényezőkről (igényekről) beszélhetünk, mire egy vállalat az ERP bevezetés küszöbére kerül. Három csoporttal találkozom jellemzően. Az elsők azok, akiket nem a kényszer, hanem egy belső igény hajt az ERP bevezetés felé, mint például a hatékonyság növekedés. Ez a legszerencsésebb helyzet, az ide tartozók alaposan felmérik az igényeiket és ezzel párhuzamosan a piaci lehetőségeket. A második csoportba azok tartoznak, akiket egy olyan külső körülmény hajt bele az ERP bevezetésébe, mint például a beszállítói megfelelés. Náluk a minél célratörőbb és egyszerűbb megoldások vezérlik a gondolkodást. A harmadik csoportba tartoznak azok, akik már belebuktak egy ERP bevezetésbe. Ők a bukást okozó tényezők megszüntetésére fókuszálnak az új ERP bevezetése során, ezért náluk az ERP-re történő globális rálátás gyengül és elvesznek a részletekben.
2. Milyen buktatói vannak a rendszer bevezetés folyamatának? Hol rontják el sokan?
A Standish Group felmérései szerint, az IT beruházásoknak körülbelül 30 %-a éri el célját a költségvetés, a határidő és a funkcionalitás hármasát figyelembe véve. 50%-nál valamelyik elvárás vagy több elvárás sérül, és a maradék 20% megbukik. Ha egy cég felveszi egy ERP szolgáltatóval a kapcsolatot, jellemzően bemutatásra kerül egy demo verzió. Ilyenkor jön a “heuréka élmény”, vagyis amikor látják hogyan is lehetne csinálni. Azonban a munkafolyamatok átgondolását, finomítását esetleges átszervezését nem lehet megúszni, ha egy ilyen komplex rendszer bevezetése előtt állunk. Az ERP bemutató gerjesztet egyfajta változást a vállalat gondolkodásában, sokan ezután úgy gondolják, a rendszer önmagában képes megvalósítani a demo során látottakat. Ez igaz is, de a szervezetnek készen kell állni azt befogadni, rá kell készülni. További problémát okoz, hogy a KKV-knál egy dolgozó jellemzően több területtel is foglalkozik, a leterheltsége magas és ezt egy új rendszer bevezetése csak fokozza. Összességében a sikertelenség főbb okai, hogy a célok nem fókuszáltak, tiszták, túl nagyok az elvárások, amit az erőforrások és a folyamatok nem támogatnak hatékonyan, sőt, ellenállnak.
3. Hogyan kell úgy megtervezni egy ilyen rendszer bevezetését, hogy meghozza a várt eredményt?
Kijelenthető, hogy a rendezett folyamatok megléte alapfeltétele a sikeres bevezetésnek. Ezután kell kialakítani a siker kritériumokat és azok mérhetőségét. Ehhez az ügyfélnek tisztában kell lennie a céljaival, elvárásaival és ezeket át is kell tudni adnia akár írásos formában. Ez alapján meg kell határozni a projekt kereteit, fókuszát és azon területeket is, amelyekre nem fókuszálunk a projekt során! A fókusz megtartása miatt fontos, már az elején tisztázni a NEM érintett területeket. Következő lépés a költségvetés és a határidők meghatározása. Ezzel összeáll a funkcionalitás, a határidők és a költségvetés hármasa, amely alapján a megfelelő ütemben és minőségben tud a projekt teljesülni.
4. Hol és hogyan térül meg egy ilyen rendszer bevezetése a vállalat számára?
Kérdés mi volt a vállalat célja. Hatékonyságnövelés az átfutási idők és a selejt csökkentésével? Ezeket könnyű ellenőrizni, mérni. Tapasztalatunk szerint itt a rövid távú megtérülés kalkulálása meg is áll. A költségek a (TCO), a bevételek és ROI vizsgálata egy hosszabb folyamat eredménye lesz, ami 3-5 éves ciklust ölelhet fel.
5. Milyen lesz az ERP megoldások jövője, merre halad a világ a vállalatirányítási rendszerek területén?
Egyértelműen azon felhős megoldásoké a jövő, amelyek teljes mobilitást biztosítanak. Kilépve a vállalati környezetből, de megtartva a annuitást, ki lehet használni a felhő 24 órás rendelkezésre állását, ami az ügyviteli munkák ütemezését alakíthatja át. Ezt látjuk napjainkban a home office tömeges megjelenésével. Nem maradnak le a termelő vállalatok sem, mert az Ipar 4.0 digitalizálja a termelést, a különféle robotok pedig a “robot” munkákat veszik át mind a termelési, mind az ügyviteli területeken. A vízió szerint az ember a kontrollt végzi majd a jövőbeli vállalatokban.